Quando si organizza un evento, una delle prime cose da tenere in considerazione è sicuramente la scelta della location in cui realizzarlo. Può sembrare banale, ma in realtà si tratta di una decisione che deve essere ben ponderata e, soprattutto, presa con grande anticipo, per evitare di perdere l’opportunità di poter prenotare il posto perfetto, specie se molto gettonato. Per questo motivo, è bene seguire alcuni accorgimenti durante la scelta.

Posizione e accessibilità della location

Sono molteplici le proposte di location eventi, a prescindere dalla tipologia di evento che effettivamente si vuole organizzare. Ovviamente, però, esiste un luogo adatto a ogni diverso evento. È chiaro che, se si vuole realizzare una festa di compleanno a tema anni Ottanta, magari si sceglierà una discoteca e non di certo un agriturismo, per esempio. Uno degli aspetti più importanti da tenere in considerazione quando si sceglie la location è la posizione: ci si deve assicurare, infatti, che il luogo prescelto sia facilmente raggiungibile da tutti gli invitati e che, soprattutto, sia accessibile ai mezzi di trasporto, quindi è necessario che abbia un parcheggio in dotazione o comunque che sia possibile posteggiare nelle vicinanze. Un’altra questione importante da valutare è la possibilità di pernottamento all’interno della struttura in cui si realizza l’evento: qualora ci fossero invitati provenienti da lontano, è utile che possano dormire in loco, o al massimo che ci siano strutture ricettive vicine facili da raggiungere.

Numero degli invitati e ampiezza della location

La scelta della location dovrebbe tenere in considerazione anche il numero degli invitati: è importante che la superficie totale del luogo consenta di accogliere tutti, evitando affollamenti e permettendo agli invitati di muoversi agevolmente durante tutta la durata dell’evento. Per una questione organizzativa, è consigliabile scegliere spazi diversi per ogni momento dell’evento: per esempio, durante un matrimonio, l’aperitivo può essere presentato a bordo piscina, mentre per il pranzo ci si sposterà in una sala interna, per poi uscire di nuovo fuori al momento del taglio della torta.

Privacy

Di solito, quando si organizza un evento, soprattutto se si tratta di una festa privata, la soluzione ideale è quella di avere una location esclusiva. Per gli invitati, infatti, sarà più piacevole passare una giornata in un luogo dedicato esclusivamente all’evento, piuttosto che mescolarsi con persone esterne che magari pranzano o cenano nella stessa sala. La privacy e la riservatezza durante un evento favoriscono la socializzazione tra gli invitati, mantengono alto il focus sui protagonisti della giornata e rendono, in generale, l’evento più piacevole.

Restrizioni su luoghi e orari

Prima di scegliere la location definitiva per un evento, è bene stilare una lista di tutti i momenti della giornata e di tutte le attività che si intendono organizzare, per assicurarsi che il luogo prescelto sia disponibile ad accogliere tutte le richieste. Per esempio, se si intende organizzare una festa di sera, bisogna chiarire prima l’orario di chiusura del locale, per capire fino a quando gli invitati possono trattenersi. Se, invece, si vuole organizzare una serata danzate o un DJ set, è bene informarsi sulla possibilità o meno di tenere musica alta fino a tarda notte, soprattutto se si sceglie come location una struttura alberghiera.

Location per eventi svolti in più luoghi

Se si vuole organizzare, per esempio, un matrimonio, o comunque una cerimonia che prevede una prima parte della festa in chiesa o al comune o in un qualsiasi altro luogo diverso da quello in cui si terrà il pranzo o la cena, allora è bene scegliere un posto non troppo distante da quello iniziale. Se la chiesa si trova al centro della città, per esempio, è utile scegliere una location vicina, evitando locali fuori città o in campagna, più difficili da raggiungere e che prevedono l’uso di una tipologia di abbigliamento molto diversa.